Рекомендации экспонентам

Регламент бизнес процесса «Подготовка и участие компании в выставках» / В.В. Кеворков, Д.В. Кеворков

 В.В. Кеворков, Д.В. Кеворков

Фрагмент из книги <Маркетинг: регламент бизнес процесса>
http://www.ozon.ru/context/detail/id/1517862/
 
 
 
Общие положения.
1.      Ответственным за бизнес процесс подготовки, участие и проведение выставок и презентаций, назначается Руководитель службы маркетинга, если иное не оговорено в Приказе Генерального директора по проведению конкретного мероприятия.
2.      Руководитель службы маркетинга осуществляет оперативное руководство и управление процессом взаимодействия подразделений компании в рамках решения стоящих задач, включая контроль за соблюдением регламента ее подразделениями, представления по ним отчетной (аналитической) информации и проводит анализ эффективности осуществленных мероприятий, включая оценку целесообразности участия в конкретных выставках и презентациях, которые представляет Генеральному директору и Совету директоров.
3.      В случае необходимости Руководитель службы маркетинга разрабатывает предложения по повышению эффективности взаимодействия подразделений компании в рамках этого бизнес-процесса, которые направляет для согласования руководителям отделов компании и последующего утверждения Генеральным директором и Советом директоров.
 
Информационное обеспечение функционирования бизнес-процесса
 
·                     Служба маркетинга разрабатывает структуру полей матриц «БД-Выставки (Презентации)», определяет порядок и ответственность за достоверность вносимой информации в них  и уровни доступа к отдельным ее полям для сотрудников подразделений компании, задание на создание интерфейса сопряжения этой БД с другими БД компании  и направляет их для согласования руководителям отделов: конструкторско-технологического, производственного, финансового и стратегического управления (планирования) для согласования и последующего утверждения Генеральным директором и Советом директоров.
 
-          полное название выставки;
-          из каких источников, конкретно, была получена информация о выставке (Министерство, Муниципальные или Государственные учреждения, Партнеры, Потребители,  СМИ, Интернет, другое - указать);
-          категория выставки и на кого она ориентирована (меню- подсказка); 
-          официальный организатор выставки;
-          с какого года проводится выставка;
-          страна, город и время проведения (с : по:); 
-          общая площадь выставочной экспозиции и количество экспонентов на ней (планируемое);
-          стоимость кв. м стандартно оборудованной экспозиционной площади;
-          минимальная площадь аренды выставочной площади, в кв. м;
-          минимальный размер стенда в кв. м, арендуемого  компанией на выставке, в предшествующие годы (если она уже принимала участие, то ссылка на файл, где размешен Отчет об участии в выставке);
-          сроки подтверждения (оплаты) организаторам выставки участия компании в ней (указывается конкретная дата);   
-          стоимость размещения стандартного блока информации в официальном каталоге (при фактическом или заочном участии);
-          данные о планируемом участии в выставке основных Конкурентов или об их участии в предыдущих выставках (указывается: кто конкретно и когда);
-          виды или группы изделий, которые могут быть признаны конкурентными, из числа планируемых к демонстрации Конкурентами (конкретно, справочник-подсказка);
-          официальный язык выставки (на каких языках конкретно размещается информация в официальном каталоге выставки); 
-          в каких специализированных, региональных и национальных СМИ, в том числе, на каких серверах Интернет будет или освещалась эта выставка в прошлые годы (указывается конкретно);
-          есть ли в стране/регионе проведения выставки наши Партнеры (дистрибьюторы), если «Да», то выставляются ли они на ней самостоятельно (указать конкретно); 
-          экспертная оценка эффективности участия компании в выставке в прошедшие годы (дается бальная оценка достижения поставленных целей по «Итоговому отчету об участии компании в выставке»).
 
Разработка планов участия компании в выставках/презентациях
 
·         Служба маркетинга в срок до :декабря месяца, предшествующего года готовит План участия компании в выставках и презентациях и направляет его для согласования руководителям отделов: конструкторско-технологического, производственного, финансового, административно-технического и стратегического планирования для согласования и последующего утверждения Генеральным директором и Советом директоров.
 
-         полное название выставки;
-         страна, город и время проведения (с : по:, количество дней);
-         каковы приоритетные цели участия компании в выставке или презентации (указывается не более одной-трех целей, из справочника-подсказки);
-         планируемые результаты участия компании в выставке/презентации (указывается как количественные, так и качественные цели, конкретно);
-         сроки подтверждения участия компании в выставке (указывается последняя дата официального подтверждения участия компании в выставке);
-         рекомендуемый объем экспозиционной площади, в кв. м и рекомендуемый Павильон, если их несколько;
-         рекомендуемый список изделий, которые необходимо выставить для экспонирования;
-         рекомендуемый состав делегации компании на выставке (количество сотрудников и из каких конкретно подразделений компании);
-         подразделение компании, сотрудник которого будет ее ответственным представителем на выставке (если ответственным за участие в выставке является не служба маркетинга);
-         целесообразность привлечения к участию в выставке/презентации Партнеров, в том числе, в части долевого финансирования рекламных и PR -акций;
-         экспертная оценка эффективности участия компании в прошлых выставках/презентациях (дается бальная оценка достижения поставленных целей по «Итоговому отчету об участии компании в выставке/презентации»);
-         ориентировочный бюджет участия компании в выставке/презентации, включая:
·         стоимость экспонируемой площади;
·         стоимость доставки экспонатов на выставку и обратно;
·         расходы на рекламную поддержку в период проведения выставки; 
·         командировочные расходы;
·         непредвиденные расходы (в размере до 10% от общей стоимости всех затрат по участию в выставке).
 
·                     До 5 числа месяца предшествующего началу квартала, служба маркетинга согласовывает с Генеральным директором  фамилии сотрудников, назначаемых  ответственными представителями компании  в период проведения выставок/презентаций и готовит проект уточненного плана на квартал участия компании в выставках/презентациях, направляет его руководителям отделов конструкторско-технологического, производственного, финансового, административно-технического для согласования  и последующего утверждения Генеральным директором.
 
·                     По каждой выставке/презентации, в которой компания планирует принимать участие, служба маркетинга готовит проект Приказа Генерального директора «План мероприятий по подготовке и участию компании в выставке» и направляет его для согласования Руководителям подразделений конструкторско-технологического, производственного, финансового и административно-технического, организационно-правового, управления персоналом и его последующего утверждения Генеральным директором.
 
*Вариант содержания плана мероприятий по подготовке и участию компании в выставке
Наименование мероприятия
Ответственные Исполнители
Сроки
Подготовка официальной заявки на участие в выставке/презентации, включая объемы арендуемой экспозиционной площади и согласование всех вопросов с организаторами выставки/презентации по участию компании в  ней.
Служба маркетинга
  
Определение количественных и качественных целей участия компании в выставке/презентации (формулируются конкретно в количественных и качественных показателях).
Служба маркетинга
Финансовая служба
 
Разработка плана экспозиции компании (дизайн-проект) и составление списка изделий, которые будут экспонироваться на выставке/презентации 
Служба маркетинга
Конструкторско-технологические службы
 
Подготовка образцов изделий для экспонирования на выставке/презентации, а так же средств оргтехники, которые будут использоваться на стенде.
Производственный отдел
Административно-технический отдел
Служба маркетинга
 
Согласование с Партнерами компании в стране прохождения выставки/презентации совместных рекламных  и PR-акций, в том числе приглашений на стенд Потребителей, представителей национальных СМИ, в том числе специализированных и др. 
Служба маркетинга
 
Оплата участия компании в выставке/презентации, в том числе рекламных акций, если они предусмотрены
Финансовая служба
 
 
Определение персонального состава делегации компании на выставку/презентацию.
Руководители подразделений компании
 
Подготовка необходимого количества бланков Договоров и контрактов
Служба маркетинга
Организационно-правовой отдел
 
Подготовка текстов пресс-релизов и других официальных материалов для размещения в национальных СМИ, в том числе специализированных.
Служба маркетинга
 
Подготовка рекламно-информационных материалов в необходимых количествах
Служба маркетинга
 
Подготовка памяток для стендистов и тезисов ответов на вопросы посетителей стенда:
1. о новых видах изделий, в том числе впервые экспонируемых (акцент на сферах применения и отличиях от конкурентов), ответы на наиболее часто задаваемые вопросы, касающиеся технических характеристик и потребительских свойств;
2. об ассортиментной политике компании, в том числе о планируемых к выпуску новых изделиях и сроках их выхода на рынок (принятия заказов или готовности опытных образцов);
 
3. о политике сервисного сопровождения;
 
 
4. о политике в сфере организации взаимоотношений с Партнерами;
 
5. ценовой политике.
 
 
1. Конструкторско-технологические службы
 
 
 
 
2.Производственная служба
Служба маркетинга
 
 
3.Служба гарантийного обслуживания и сервисного сопровождения
4.Служба маркетинга
 
5.Планово-экономическая служба
 
Организация доставки экспонатов и рекламно-информационных материалов на выставку
Административно-технический отдел
Служба маркетинга
 
Разработка блока вопросов для интервьюирования Посетителей (в бумажном и электронном виде).
Служба маркетинга
 
Разработка формы Отчета (в бумажном и электронном виде) об участниках выставки/презентации, заполняемой сотрудниками компании непосредственно на выставке.
Служба маркетинга
 
Подготовка и представление Отчета об итогах участия компании в выставке Руководителям подразделений маркетинга, коммерческого, сервиса и финансового.
Ответственный сотрудник компании на выставке
В течение 5-ти рабочих дней с даты их возвращения в компанию.
Представление Генеральному директору и Совету директоров «Итогового отчета об участии компании в выставке/презентации» и экспертная оценка ее эффективности (по 10-ти бальной шкале).
Руководитель службы маркетинга
В течение 14 календарных дней с даты завершения работы выставки или окончания презентации.
Размещение на внутреннем сервере компании дайджеста «Итогового Отчета об участии компании в выставке/презентации»
Служба маркетинга
Служба ИТ
(информационных технологий)
В течение 5-ти дней с даты его утверждения.
 
Порядок проведения интервьюирования Посетителей стенда на выставке/презентации
 
·                    Сотрудник компании, работающий на выставке/презентации, должен проявлять максимальную активность по привлечению Посетителей на стенд компании, отвечать на их вопросы и, по возможности, проводить их интервьюирование с фиксированием его результатов.
 
·                    Интервьюирование Посетителя  проводиться индивидуально, с использованием базового блока вопросов,  с отражением  его ответов в специальной электронной форме либо непосредственно в процессе общения, если это не вызывает негативного отношения со стороны Посетителя, либо сразу по его завершению, но в любом случае в течение того же дня, когда оно проводилось;
 
·                   Ежедневно, сразу после прекращения доступа Посетителей  на выставку, сотрудник фиксирует ориентировочное количество Посетителей за прошедший день, ранжирует экспонируемые изделия по степени проявленного Посетителями интереса к ним, фиксирует наиболее часто задаваемые вопросы (либо отмечает те их них, что есть в справочнике-подсказке, либо вносит их).  
 
·                 Техника общения с Посетителем во время его посещения стенда компании и его интервьюирования должна быть ориентирована помимо сбора необходимой информации на формирование/поддержание принятого (утвержденного Руководством)  имиджа компании и/или соответствующего восприятия его бренда.
 
 
-         Дата
-         Посетитель: Ф.И., наименование компании, которую представляет, занимаемая им должность, адрес, в том числе электронный, телефон, факс (заполняется либо со слов, либо с визитной карточки Посетителя).
-         К какой категории из ниже перечисленных следует отнести Посетителя (отметить):
·       конечный Потребитель (указать в какой сфере специализируется, выбрать из меню-подсказки);
·       посредник (указать в какой стране/регионе он осуществляет или планирует осуществлять свою деятельность);
·       разработчик (производитель) изделий-аналогов;
·       производитель (поставщик) изделий-аналогов;
·       представитель специализированных СМИ (в том числе национальных, указать конкретно);
·       другое (указать конкретно)
-         Какими изделиями заинтересовался Посетитель (выбрать из меню-подсказки изделия, представленные на выставке/презентации).
-         Чем обычно мотивируется его выбор изделия (отметить)?
·       новизной конструкции;
·       техническими характеристиками;
·       внешним видом и удобством использования (дизайн и/или эргономика);
·       возможностью модификации изделия под конкретные задачи;
·       программным обеспечением функционирования изделия;
·       сопроводительной (эксплуатационной) документацией на изделия;
·       качеством;
·       ценой;
·       сроками изготовления (относительно даты заключения Договора);
·       организацией сервисного обслуживания;
·       условия и сроками поставки;
·       имиджем или брендом компании-производителя;
·       другое (указать конкретно).
-         Какие из основных характеристик изделия (не более 3-х из меню-подсказки) Посетитель считает наиболее важными при определении выбора изделия из числа конкурентных (отметить из числа приведенных в справочнике-подсказке).
-         Какие изделия конкурентов Посетитель упоминал как возможные аналоги изделиям компании (конкретно выбрать из меню-подсказки).
-         Приобретал или пользовался ли он ранее изделиями компании (выбрать какими именно, из меню-подсказки)
·       Если «Да», то, что его более всего устроило или не устроило (указать конкретно)
-         Какие информационные материалы об изделиях компании он хотел бы получить и когда это необходимо сделать (указать конкретные сроки и в каком виде они должны быть предоставлены).
-         Экспертная оценка Посетителя, как потенциального Потребителя или Партнера (по традиционной 5-ти бальной шкале);
-         Примечание (свободное поле для заметок).  
 
 
-         Наименование выставки/презентации.
-         Страна, город и период ее проведения.
-         Список компаний-конкурентов участников выставки/презентации с указанием:
·       занимаемой ими экспозиционной площади (в кв. м);
·       перечня экспонируемых изделий, которые могут рассматриваться как конкурентные изделиям компании;
·       информации, по возможности, полной  о новых, ранее не демонстрировавшихся товарах/изделиях, которые могут быть признаны конкурентными (если рекламно-информационные материалы производителя/поставщика не удалось получить в печатном или электронном виде, то сотрудником компании заполняется стандартная электронная форма с указанием основных технических и потребительских характеристик  товара/изделия и, по возможности, делается его фотография на выставке);   
·       использованные ими средства оргтехники для отображения информации на стенде (например, плазменный телевизор или ЖКИ мониторы большого формата, мультимедийные проекторы, Интернет и др.);
·       количества стендистов;
·       перечня рекламных и PR-акций проведенных ими в период работы выставки/презентации (желательно приложить либо сами материалы, в том числе, например, пресс-релизы, специализированные рекламные материалы, например, выставочные бюллетени и др., местные газеты с PR  и рекламными материалами о компаниях-конкурентах, если они распространяются на стенде и др.);
·       экспертную сравнительную оценку экспозиции стенда компании и ее основных Конкурентов (дизайн экспозиции и доступность представленных образцов изделий, плюсы и минусы, конкретно);  
·       перечень передаваемых в службу маркетинга информационных и рекламно-информационных материалов (официальный каталог выставки, проспекты, буклеты, листовки, описания, фотографии, CD-диски, местные периодические СМИ, в том числе специализированные и др.).  
 
Порядок отчетности по итогам участия компании в выставках/презентациях
 
·                     По возвращению сотрудников компании с выставки/презентации Ответственный сотрудник компании в соответствии со сроками, оговоренными в Приказе Генерального директора о Плане участии компании в выставке/презентации, представляет Руководителю службы маркетинга
 
-         Отчет об участии конкурентов в выставке/презентации;
 
-         Отчет о проведенных рекламных и PR-акциях, осуществленных сотрудниками компании в период проведения выставки/презентации, в том числе совместно Партнерами компании и фактически израсходованных на их проведение денежных средств (включая расшифровку израсходованных средств на представительские расходы);
 
-         Отчет о заключенных Договорах и подписанных Протоколах о намерениях, включая:
полный список заключенных Договоров и Протоколов о намерениях и следующих данных о них:
·       общая сумма по заключенным договорам;
·       наименование и количество изделий по всем Договорам и Протоколам о намерениях, в том числе:
°     с новыми Потребителями;
°     с Партнерами;
·       Экспертная оценка участия в работе выставки/презентации Партнеров компании и разработка предложений по повышению эффективности форм взаимодействия с ними на выставках/презентациях в будущем.
 
-         Сводная оценка общего количества Посетителей стенда компании, проранжированных по степени их потенциальной значимости, в том числе среди приглашенных Партнерами.
 
-         Сводный список изделий, вызвавших наибольший интерес у Посетителей, в разбивке по категориям. 
 
-         Сводный список ранжирования Посетителями стенда компании значимости основных характеристик экспонируемых на выставке/презентации товаров/изделий.
 
-         Сводный список наиболее часто задаваемых Посетителями вопросов, в том числе, замечаний, пожеланий и предложений, сгруппированных по разделам:
·         технические характеристики и потребительские свойства товаров/изделий;
·         ассортиментная политика (освоение новых видов изделий) компании;
·         качество;
·         сопроводительная (эксплуатационная) документация;
·         гарантийное обслуживание и сервисное сопровождение;
·         ценовая политика компании;
·         политика регионального партнерства компании;
·         политика партнерства компании в сфере кооперации по производству комплектующих изделий. 
 
-         Сводный список наиболее часто упоминаемых Посетителями изделий-аналогов Конкурентов и тем, что их более всего привлекает или нет в них в сравнении с товарами/изделиями компании (приводятся данные конкретно по каждому товару/изделию Конкуренту).  
 
-         Если в период проведения выставки/презентации имели место отказы изделия, то приводятся их описания и характер дефекта.
 
-         Конкретные предложения относительно целесообразности участия компании в этой выставке в будущем и перечня мероприятий по повышению ее эффективности, включая:
·            оценку целесообразности участия компании в выставке/презентации по 10-ти бальной шкале (высший ранг -10 баллов);
·            порядок подготовки образцов товаров/изделий для экспонирования на выставке/презентации;
·            размер арендуемой площади, в том числе выбора Павильона (если их несколько) или места в нем (если предусмотрена отдельная оплата за расположение стенда в нем или этажность);
·            рекомендуемый для экспонирования перечень товаров/изделий;
·            дизайн стенда;
·            наличие дополнительных средств оргтехники и мультимедиа на стенде;
·            перечень необходимых рекламно-информационных материалов, которые пользуются наибольшим спросом и предложений по размещению пресс-релизов в конкретных СМИ, оценку целесообразности подготовки дайджестов на национальных языках и оперативного отражения участия компании в выставки/презентации на веб-сайте компании;
·            целесообразности осуществления рекламных и PR-акций в период проведения выставки/презентации и привлечения к ним Партнеров компании;
·            подготовки дополнительных методических и справочных материалов (например, памяток для стендистов и др.).
 
·                     Руководитель службы маркетинга на основании анализа данных, представленного «Отчета Ответственного сотрудника компании на выставке/презентации», мониторинга материалов в СМИ и сети Интернет, освещающих выставку/презентацию, финансового отдела о фактическом расходовании денежных средств по участию компании в выставке/презентации, готовит
и направляет его в соответствии со сроками, приведенными в Приказе по Плану организации участия компании в выставке/презентации Генеральному директору и Совету директоров на рассмотрение и утверждение.
 
Представленный Отчет включает в себя:
-      данные о заключенных Договорах (общая сумма и по каким товарам/изделиям конкретно);
-      данные об основных Конкурентах, принимавших участие в выставке/презентации и экспонируемых ими изделиях, в том числе новых, ранее не экспонировавшихся (подробно);
-      данные об общем количестве Посетителей стенда компании в разбивке по категориям;
-      перечень товаров/изделий, вызвавших наибольший интерес у различных категорий Посетителей стенда компании;
-      перечень изделий-конкурентов  компании, наиболее часто упоминаемых Посетителями стенда и того, что их более всего привлекает или нет в них, в сравнении с изделиями компании (приводятся данные конкретно по каждому изделию и Конкуренту).  
-      анализ популярности у Посетителей рекламно-информационных материалов и целесообразность подготовки памяток стендистам по конкретным видам изделий;  
-      перечень наиболее часто высказываемых замечаний, пожеланий и предложений Посетителями в адрес компании относительно характеристик, качества, ассортимента, программного обеспечения, эксплуатационной документации, цены, условий поставок и организации сервисного обслуживания изделий;
-      данные о качестве экспонируемых изделий, в том числе, по имевшим место причинам отказов;
-      анализ организации взаимоотношений с Партнерами компании в период проведения выставки/презентации и предложения по повышению их эффективности;   
-      экспертная оценка эффективности осуществленных в период подготовки и проведения выставки/презентации рекламных и PR-акций;
-      результаты анализа мониторинга освещения выставки в целом и компании в частности в СМИ, в том числе специализированных,  и сети Интернет;
-      анализ соответствия фактического и планируемого бюджетов финансирования участия компании в выставке/презентации и причин несоответствия, если они имеют место; 
-      оценка уровня достижения планируемых количественных и качественных целей, по итогам участия компании в выставке/презентации (конкретно);
-      экспертная оценка целесообразности дальнейшего участия компании в выставке/презентации по 10-ти бальной шкале с отражением утвержденного ее значения в «БД – выставки»;
-      предложения по повышению эффективности участия компании в аналогичной выставке/презентации на предстоящие периоды.
 
·                     Подготовленный дайджест утвержденного «Итогового Отчета об участии компании в выставке/презентации» рассылается руководителям подразделений компании и размещается на сервере компании, доступ к которому осуществляется с учетом утвержденного порядка ранжирования для ее сотрудников.
В.В. Кеворков, Д.В. Кеворков
Фрагмент из книги <Маркетинг: регламент бизнес процесса>
http://www.ozon.ru/context/detail/id/1517862/
 

 



Подготовка к выставке Организаторы Выставочные центры Сервис
GED Всемирный день выставок 7 июня 2017 годаGED Всемирный Выставочный День 8 июня 2016 годаЧленство в РСВЯЭкспоцентрЭкспоФорумРейтинг Знак РСВЯМСПНавигатор МСБ